Ansökanportalen är en fristående modul i SAMS-sviten som gör det enkelt och överskådligt för en elev att ansöka eller anmäla sig till utbildning.
-
Enkel åtkomst till information om aktuella utbildningar
-
Snabb och säker rutin för att fylla i ansökan/anmälan
-
Inget behov av att pappersblanketter som ska skickas med post
-
Full tillgång till information om ansökan och behandlingen. Eleven får snabbt besked.
Fördelar för utställningsanordnaren
- Kostnadseffektiv hantering av ansökningar och anmälningar
- Färre manuella moment, ingen dubbelregistrering och inget pappersarbete
- All information och alla dokument enkelt och säkert tillgängliga via SAMS webbapplikation
- Kortare handläggningstid och snabbare besked till studerande
- Säker hantering av lagring och åtkomst samt kontroller i processen
- Enkel och säker kommunikationsväg med sökande och studerande
Utbudet av utbildningar och kurser som administreras med SAMS kan automatiskt publiceras på Ansökanportalen med all relevant information; beskrivning, kurstider, omfattning, platser med mera. Det går också utmärkt att presentera erbjudanden på den egna webbplatsen och skapa länkar till Ansökanportalen för ansökan/anmälningsfunktionen.
Administration av portalen sker via SAMS grundmodul. Information om kursutbud som läggs till eller förändras uppdateras helt automatiskt på Ansökanportalen. För varje utbildning eller kurs går det att ange om den ska publiceras via Ansökanportalen. Utbildningar skiljer sig åt och behov av uppgifter och underlag varierar. För varje typ av utbildning kan anmälningsformulär, funktioner, information och anvisningar och annat anpassas utifrån det aktuella behovet.
Dubbelarbete undviks eftersom all information lagras tillsammans i SAMS databas. När kursutbud skapats i SAMS kan det publiceras på Ansökan-portalen – inget dubbelarbete behövs.
När studerande anmält sig eller ansökt via Ansökanportalen finns uppgifterna automatiskt i studerande- och ansökanregister, och när en studerande godkänns läggs den automatiskt in i deltagarregister – ingen dubbelregistrering av elevdata krävs.
Vid behov av formella bekräftelser, till exempel för att godkänna villkor etc, kan digital signering med BankID användas.
Om betalning ska erläggas i anslutning till en kursanmälan kan en betalfunktion erbjudas, till exempel för betalning med kontokort eller via annan partner för betallösningar.
Fördelar för eleven
Idag förutsätter studerande att information om utbildning finns tillgänglig via webbplatser eller sociala medier. Via Ansökanportalen kan befintliga och potentiella studerande få detaljerad information om det aktuella utbudet av kurser och utbildningar. Såväl kursinnehåll som uppgifter om tid, plats, lärare med mera.
Eleven registrerar sig direkt på Ansökanportalen och kan då anmäla sig till kurser som är öppna för anmälan, eller fylla i ett anpassat webbformulär för kurser där en kontroll av förkunskaper och en godkännandeprocess krävs. Ett konto till Ansökanportalen skapas och inloggning kan ske med BankId.
En guide leder den sökande genom de olika stegen som krävs för en ansökan eller anmälan. Uppgifter som fylls i kontrolleras löpande för att undvika fel och så att informationen blir komplett. Inlagda uppgifter sparas löpande och det går att ta en paus eller avbryta och och återkomma vid senare tillfälle och fortsätta ifyllnad.
Bilagor som behövs till en ansökan, t ex kopior av betyg eller intyg, kan laddas upp.
När ansökan eller anmälan är klar kan den studerande när som helst logga in på Ansökanportalen och följa behandlingen av ansökan. Information om godkännande eller i förekommande fall avslag kan erhållas via portalen med direkt avisering i ett e-postmeddelande.
